Systémy na správu podnikového obsahu (Systémy ECM) sú typy softvérových technológií, ktoré sú široko uplatniteľné pri riadení, uchovávaní, získavaní a ochrane neštruktúrovaných informácií, ktoré priamo súvisia s riadením obchodných procesov v akejkoľvek organizácii.
Niektoré systémy zavádzajú ECM a elektronické systémy na správu dokumentov (EDMS). Zmätok medzi týmito definíciami je spôsobený skutočnosťou, že EDMS veľmi často obsahuje okrem modulov podnikovej správy dokumentov aj niektoré funkcie ECM. Ako napríklad interakcie zamestnancov pri príprave dokumentov. V takejto situácii je celkom možné diskutovať o rozšírení funkčnosti na systém ECM.
Hlavný rozdiel medzi systémom ECM a EDMS spočíva v tom, že okrem vykonávania elektronickej správy dokumentov v podniku, systémy ECM vytvárajú jednotný informačný priestor pre všetkých používateľov organizácie a poskytujú automatizáciu obchodných procesov.
Vďaka použitiu systémov ECM sa optimalizujú pracovné zdroje a výrazne sa znižujú prevádzkové náklady podniku.
Systémy ECM zvyčajne zahŕňajú nasledujúce pododdiely (moduly), z ktorých každá je integrovaná so zvyškom pododdielov a môže tiež existovať samostatne.
Nižšie sú uvedené niektoré z nich:
- Modul podnikovej elektronickej správy dokumentov;
- Modul podpory obchodných procesov;
- Modul na správu webového obsahu pre podnikovú webovú stránku alebo portál,
- Modul správy obsahu médií;
- Modul riadenia znalostí;
- Modul riadenia prístupu k obsahu, ktorý poskytuje potrebné informácie bez ohľadu na čas a miesto.
Každá z podsekcií vyžaduje určité zručnosti. Napríklad správa webového obsahu firemnej webovej stránky alebo portálu vyžaduje špecifické znalosti v oblasti správy internetových zdrojov a modul podnikovej elektronickej správy dokumentov vyžaduje špecifický interný tok dokumentov.
Systémy ECM kombinujú obsah dokumentov a manažérske aspekty podniku, vytvárajú jednotné prostredie pre správu dokumentov a znižujú počet pracovných činností pri implementácii obchodných úloh. Firemný obsah sa tak stáva dostupným pre používateľov, ktorí ho potrebujú pre rýchlu a kvalitnú prácu.
